La transition numérique est en marche et le gouvernement mène la danse des réformes. D’ici 2020, 100% des factures à destination des acteurs du secteur public devront être numériques.
Démarré en 2017, ce grand changement s’effectue par vague. Depuis le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises se sont jetées à l’eau. À quoi doivent-elles s’attendre ? On vous éclaire sur la facturation électronique.
Facture électronique : de quoi s’agit-il ?
Concrètement, c’est une facture créée, envoyée et reçue sous forme numérique. Jusque-là, c’est évident et logique. Pour être légalement valide, elle doit respecter 4 règles d’or :
- Garantir l’identité de l’émetteur,
- Garantir l’intégrité de la facture (impossible de la modifier),
- Garantir la lisibilité du document par son destinataire,
- Contenir les mêmes mentions légales qu’une version papier (date d’émission, numéro, identité des 2 parties…).
Pour être sûr que votre facture électronique réponde à ces critères, plusieurs options s’offrent à vous :
- L’utilisation d’une signature électronique via un certificat qualifié,
- La mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée (Piste d’Audit Fiable),
- La mise en place d’une norme acceptée par les deux parties pour l’automatisation du traitement de la facture. En un mot, s’accorder en amont sur l’outil utilisé : par exemple un logiciel de gestion intégrée ou un fichier PDF.
Ces quelques points à respecter sont simples et rapides à mettre en place en s’équipant correctement.
La facture électronique et moi, ça donne quoi ?
L’ordonnance du 26 juin 2014 prévoit la mise en place progressive de la facture électronique. Elle est obligatoire selon un calendrier défini qui concerne les entreprises en fonction de leurs tailles.
Par exemple, vous êtes une entreprise de 15 salariés dans le secteur du BTP. Vous avez réalisé la rénovation d’un bâtiment public de la ville de Rambouillet.
Depuis le 1er janvier 2019, vous êtes dans l’obligation d’émettre votre facture au format électronique et de la transmettre sur le portail Chorus Pro. Développé par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État), il permet le dépôt, la transmission et le suivi de vos factures électroniques auprès des établissements publics. Et en prime, il est mis gratuitement à disposition des fournisseurs et accepte un grand nombre de formats de factures (PDF signé ou non, XML structuré ou mixte,…).
Sans le respect de cette réglementation, vous ne serez pas réglé pour votre prestation.
Alors, comment faire ?
1. Créez votre compte sur le portail Chorus Pro.
2. Déposez votre facture sur le portail en respectant les formats acceptés
3. Suivez le traitement de votre facture et son paiement
Le + : pensez à vous équiper d’un logiciel de gestion, vous gagnerez du temps et ces trois étapes seront simplifiées, automatisées.
L’ensemble des entreprises et secteurs d’activités sont concernés ! En voici quelques exemples :
- La réfection des peintures d’un hôtel de ville
- L’entretien des espaces verts d’une commune
- Une intervention de dépannage électrique dans une école
- L’approvisionnement de tous les ordinateurs d’un centre hospitalier
- L’édition de documents en vue d’une élection (flyer, bulletins de votes, etc.)
Et les avantages, pour moi PME, on en parle ?
La facture électronique devenant obligatoire, autant profiter des avantages qu’elle vous offre. Et oui, obligation légale ne veut pas forcément dire contraintes !
- Réduisez vos coûts administratifs de 50% à 70% par rapport au traitement papier :
-Suppression des manipulations de documents papier,
-Diminution du temps de traitement,
-Suppression des coûts d’impression, d’envoi postal, de stockage.
- Diminuez votre empreinte carbone
- Optimisez le suivi et l’accès à l’information : traçabilité, sécurisation
- Automatisez et rationalisez vos processus : meilleure fluidité dans les échanges
Précisons également que l’utilisation d’un logiciel de gestion renforce ces avantages dans votre quotidien.
Les gains sont multiples : coûts, productivité, environnement, temps, sécurité, etc. Désormais, vous n’avez plus aucune excuse. Passez à la facture électronique, votre entreprise vous remerciera !
Le non-respect : pas de sanctions, mais …
Bonne nouvelle : pour vos clients du service public, vous ne risquerez pas de grosse amende si vous n’utilisez pas de facture électronique. En revanche, il sera plus compliqué de vous faire payer par ces derniers, ce qui peut vite mettre en péril la pérennité de votre entreprise.
D’ailleurs, saviez-vous que le montant de trésorerie lié aux retards de paiement représente près de 12 milliards d’euros ? C’est colossal ! Donc, ne vous tirez pas une balle dans le pied.
Vous savez tout maintenant. Et vous l’aurez bien compris : passer à la facture électronique facilitera et sécurisera le paiement de vos factures ainsi que la gestion de votre trésorerie !
