Les avantages cachés d’une mauvaise gestion du temps
Une mauvaise gestion du temps nous procure de nombreuses satisfactions et frustrations. Pourtant, paradoxalement, mal gérer son temps donne des petits avantages qui sont autant de résistances à l’amélioration de sa gestion du temps.
La reconnaissance (des autres, de soi-même)
Etre souvent a la course, partir tard le soir, arriver tôt le matin, arriver en retard aux réunions, se rendre indispensable, se faire déranger en entretien ou en réunion sont autant de façon d’être reconnu des autres. Par la suractivité, le cadre veut attirer l’attention et confirmer aux autres (et à lui-même) son importance en donnant une image d’homme d’action.
La fuite (de soi, des autres, d’activités non souhaitées)
La surcharge dans le travail quotidien est l’excuse que nous donnons (et que nous donnons aux autres) pour fuir les situations psychologiquement désagréables.
L’hyperactivité nous permet de ne pas avoir à dire : « Non, je ne veux pas faire ce travail » en mettant en avant l’excuse du « Non je ne peux pas ».
En étant débordé, nous pouvons esquiver les interlocuteurs inopportuns, les problèmes familiaux, les activités non souhaitées parce que trop complexes ou peu enrichissantes ou qui remettent en question ce que nous avons toujours fait. Dans ce cas, le « je voudrais bien, mais je n’ai pas le temps » nous évite bien des contraintes ou des remises en causes.
Les sensations fortes
Le stress fait battre le cœur plus vite, l’angoisse tient éveillé. La pression des évènements, rattraper le temps perdu, avoir deux rendez-vous en même temps sont de vrais plaisirs pour les amoureux de sensations fortes.
Face à ce constat, il est essentiel de repérer nos avantages caches avant d’entreprendre des améliorations dans la façon de gérer notre temps.
Pour cela, il convient :
D’identifier les situations courantes caractéristiques d’une mauvaise gestion du temps
De définir ce qui se passe pour nous dans ce cas
De repérer les avantages caches qu’induit la situation
Les critères de l’affectation du temps
Face au nombre important des taches à réaliser, il n’est pas toujours aise de définir celle par laquelle nous allons commencer. Chaque jour, de manière voulue ou pas, face à la possibilité d ‘entreprendre plusieurs activités, nous sommes dans l’obligation de choisir, c’est-à-dire de hiérarchiser nos activités, d’établir des priorités.
Quels sont les critères qui déterminent nos priorités ?
Comment s’opère la décision de l’affectation de notre temps ?
Ce que vous pouvez constater en y réfléchissant quelques instants, c’est que les critères qui prévalent à nos choix sont loin d’être totalement rationnels mais lies également à des choix affectifs et subjectifs tels que nos humeurs, nos habitudes, nos valeurs et croyances, nos aspirations et modèles, les normes et les règles en usages dans notre organisation.
Sans en être pleinement conscient, nous changeons de critères sur des périodes relativement brèves et mélangeons plusieurs critères pour réaliser cette sélection.
Ces critères qui déterminent nos choix sont :
l’importance de la tâche à réaliser
l’urgence
Mais aussi
l’habitude (ce qui est courant est souvent traité prioritairement)
l’attrait (nous réalisons selon nos goûts d’abord ce qui nous plaît ou d’abord ce qui nous déplaît)
la durée (nous avons tendance à faire d’abord ce qui va vite que ce qui prend du temps)
l’échéance (plus l’échéance de la tâche est lointaine, plus nous avons coutume de la retarder)
la date d’entrée dans notre « stock de choses à faire » (soit nous traitons en premier ce qui est dans notre stock depuis longtemps, soit nous prenons en compte l’activité la plus récemment entrée en stock)
la difficulté (plus la tâche est complexe, plus nous la remettons
la nature (nous prisions les activités entraînant l’action plutôt que les tâches de réflexion)
Loi de Laborit : L’individu va spontanément vers ce qui est facile et/ou qui lui procure du plaisir…et s’arrange pour fuir et repousser ce qui lui paraît difficile ou lui procure du plaisir
Chacun d’entre nous a ses propres critères de choix pour l’affectation de son temps. Il est essentiel, pour une gestion du temps optimale, d’identifier son mode de programmation pour privilégier l’importance et l’urgence des activités à traiter sans pour autant rejeter totalement les autres critères.
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Liste des principaux facteurs de perte de temps 1. L’absence des priorités 2. Les réunions 3. Les visiteurs imprévus 4. L’encombrement du bureau 5. Remettre au lendemain 6. Le patron 7. Le téléphone 8. La gestion des crises 9. La délégation inefficace 10. L’incapacité de dire non |
Connaître l’utilisation de son temps
Comme il est bon de temps à autre de se poser la question « comment je dépense mon argent ? », il est important de savoir à quoi vous dépensez votre temps.
Disposer de ces informations est préalable pour, par la suite, poser un diagnostic, apporter des améliorations et mesurer les progrès réalisés.
L’observation de l’utilisation de son temps
Un support simple peut vous y aider : la fiche de relevé d’activité journalière. Cette fiche comporte :
une colonne « horaire » où sont notes les heures de début des tâches
Une colonne « activité » où sont décrites sommairement les tâches réalisées (toutes les tâches quelles que soient leurs natures et leurs durées.
Quelques conseils facilitant son utilisation
Noter les activités et leurs horaires de début au fur et à mesure de leur réalisation. Si vous tentez de reconstituer votre emploi du temps au terme de la journée, vous risquez les oublis et des erreurs d’évaluation des durées. Vous avez certainement constaté, le temps consacre au travail que vous aimez faire, semble passer plus vite que celui consacre à une activité que vous n’appréciez pas ; De ce fait, votre estimation peut être fausse pas votre subjectivité.
Loi de Fraisse : Le temps possède une dimension psychologique qui est en fonction de l’intérêt porte à cette activité.
Prenez une journée réelle représentative de votre activité normale. Votre activité subit des variations périodiques (hebdomadaire, mensuelles, saisonnières, etc.) : procédez à plusieurs relevés sur des journées représentatives de chacune des périodes.
Un tel travail paraît pénible et fastidieux, tout du moins la première fois que vous réalisez.
L’expérience montre que l’outil s’utilise facilement et consomme peu de temps.
Pour clore l’observation, il est utile au terme d’une journée de repérer les activités « sacrifiées » et délaissées en se posant deux questions :
Qu’avais-je prévu de faire et que je n’ai pas pu faire?
Qu’aurai-je voulu faire si j’en avais eu le temps ?
L’analyse de l’utilisation de son temps
Toute analyse efficace suppose de disposer d’indicateurs aisément chiffrables à partir de données collectées
Ces indicateurs sont utiles pour : représenter schématiquement l’utilisation de son temps, mesurer les évolutions dans le temps, et comparer avec d’autres encadrants occupant des potes similaires.
Tous ces indicateurs se calculent à partir de la grille d’analyse jointe à la fiche de relever.
Premier indicateur : le Pourcentage d’Activité Imprevus
PAI=
Temps consacrés à des activités imprévues sur la journée X 100
– Durée totale de la journée
Le PAI mesure la maîtrise de l’utilisation de son temps. Plus le taux est faible, mieux le temps est maîtrisé. Ben sur, il est fortement conditionne par la nature de vos activités.
Cependant l’enjeu est le même pour tous : faire baisser le pourcentage d’imprévus pour plus d’efficacité dans la programmation de son temps.
Si ce taux vous paraît trop élevé ou si vous constater, au fil du temps, une dégradation, poussez l’analyse plus en profondeur pour déterminer la nature des imprévus auxquels vous étés confronte avant de prendre en main les mesures adaptées.
Enfin le calcul de ce taux permet de programmer les imprévus et de planifier votre journée en en tenant compte.
Deuxième indicateur : de temps consacre à des activités directement liées à votre fonction
Cet indicateur vous donne une appréciation du temps que vous consacrez à des activités directement liées a votre fonction et donc aussi à des taches que vous faites qui sont de la responsabilité d’autres personnes (collaborateurs, secrétaire, hiérarchique, client interne ou externe, fournisseur interne ou externe).
Troisième indicateur : pourcentage de temps consacré à des activités importantes
Ce taux vous indique part de temps réservé aux activités prioritaires (essentielles) et aux activités secondaires (accessoires).
Vous pouvez affiner cette analyse en calculant ce taux pour trois catégories d’activité :
Les activités prioritaires
Les activités moyennement importantes
Les activités accessoires
Quatrième indicateur : pourcentage de temps consacre à des activités urgentes
Il vous fournit une quantification du temps que vous consacrez à des activités qui ne peuvent être reportées, que vous devez réaliser immédiatement.
Si votre taux d’urgences est fort à vos yeux, n’est-il pas possible de les anticiper par la prévention, de les gérer par la planification ?
Cinquième indicateur : pourcentage de temps consacre à des tâches délégables.
Si le taux de tâches est faible, voir nul, soit, elles ne le sont pas par nature (le cœur de votre fonction), soit vos collaborateurs ne sont pas prêts à les faire ? Il est certainement nécessaire, dans ce dernier cas, d’engager des informations pour accroître leurs compétences.
Si certaines activités sont délégables, qu’est-ce qui explique que vous ne l’ayez pas fait (attrait, surcharge de collaborateurs, etc.) ?
A quelles conditions pouvez-vous envisager leur délégation dans l’avenir ?
Sixième indicateur : pourcentage de temps consacré à chacune de vos missions clés
Il indique la part consacré à chaque secteur clé du résultat de votre fonction
Le réel est-il conforme à vos estimations sur la valeur que vous accordez en temps à chacune de vos priorités ?
Sinon pour lesquelles passez-vous trop (pas assez) de temps ?
Quelle mesure pouvez-vous prendre ?
Septième indicateur : pourcentage de temps consacré à des activités plaisantes pour vous ?
Cet indicateur indique si l’attrait est un critère important dans le choix des tâches (comparez avec l’attrait des activités sacrifiées) et dans la façon de planifier votre temps (d’abord les tâches plaisantes, les autres ensuite).
Huitième indicateur : pourcentage de temps consacré à des activités de retrait
Il mesure la part de temps que vous consacrez à la réflexion sur l’avenir, à la prise de recul par rapport au présent et au passe, à la planification avant l’action, à la résolution de problèmes complexes.
Neuvième indicateur : nombre d’interruptions
Comptez combien de fois vous avez été interrompu dans la journée. Plus le nombre est important, moins votre efficacité est grande.
Pour un nombre anormalement élevé, identifiez vos interrupteurs.
Quelles mesures pouvez-vous prendre pour les gérer?
Dixième indicateur : durée moyenne d’une activité
Plus la durée moyenne d’une activité est courte, plus votre efficacité est faible.
Onzième indicateur : l’horizon temporel
L’horizon temporel est différent en fonction de la position hiérarchique. Plus on « s’élève », plus le terme des problèmes traités est éloigné.
Pouvez-vous situer l’horizon temporel de chacune des activités de votre budget temps ?
Comparez avec le tableau 1 dont les données ne doivent pas être prises au pied de la lettre mais à titre indicatif de la corrélation entre le niveau hiérarchique et la prise en compte de l’avenir.
Douzième indicateur : pourcentage de temps consacré à chacun de mes interlocuteurs
Combien de temps je passe avec chacune des personnes ou catégories de personne avec lesquelles je suis en relation (subordonnes, hiérarchiques, client internes et externes, fournisseurs internes et externes, etc.) ? Est-ce conforme à ce que j’estime nécessaire ?
Analyse des activités sacrifiées et délaissées
Par rapport à chacune des activités prévues ou values non réalisées, posez-vous 3 questions :
Tâche difficile, risquée ou problème délicat à résoudre ?
Tâche peu attrayante ?
Tâche peu importante (l’est-elle moins que les tâches réalisées dans la journée) ?
Est-ce que cela fait plusieurs fois que je reporte cette tache ou ai-je l’habitude de reporter ce type de tâche ?
Quelles décisions dois-je prendre ?
Conclusion pour l’action
Quelles conclusions dégager-vous de l’observation et de l’analyse de votre temps à partir des fiches de relevé d’activité :
Sur la structuration de votre temps à partir des indicateurs ?
Sur l’organisation de votre journée ?
Quelles premières décisions pouvez-vous prendre pour mieux gérer votre temps ?
Prévoir et prévenir pour une meilleure maîtrise du temps
Le marin qui ignore son port de destination risque fort d’hésiter longtemps sur le choix des vents favorables.
Il en ait de même pour celui qui, faute d’avoir identifier ses priorités, se trouve dans l’impossibilité de déterminer, dans l’ensemble des tâches à réaliser, ce qui est important ou ce qui ne l’est pas.
Concept de base de Peter DRUCKER :
« Efficient managers do things right but effective managers do the right things »
Les managers efficients font les choses comme il faut mais les managers efficaces font les choses qu’il faut.
Réussir le passage de l’activité « réactive » (soumise au quotidien) à l’activité « pro-active » (dirigé vers un but choisi)
A suivre …
