La notion de priorités est une affaire de choix d’actions  une fois que l’on a bien identifié :

Ce que chacun doit faire (l’importance de ses tâches)
Les interférences externes (l’urgence)
Et la propre perception de son rôle (ses projets professionnels)

Quand vous êtes en situation professionnelle, c’est-à-dire en charge d’une activité, vous êtes confrontés à trois paramètres de gestion des tâches :

Ce qu’il est  obligatoire de faire,
Ce qui est  important à faire
Et ce qui s’avère urgent de faire

Ces trois paramètres vont conditionner la détermination de vos priorités, qui elles, vont vous aider à gérer votre temps.
Gérer ses priorités, c’est traiter ce qui est obligatoire à traiter.

Parce que l’obligatoire est votre fonds de commerce, ce que vous devez faire, qui constitue vos attributions.
Ce qui peut vous gêner dans l’exercice de vos tâches ce sont les notions d’important et d’urgent, car leur prise en compte va « bousculer » votre maîtrise et gestion du temps
Vous ne maîtriserez pas l’urgent, c’est toujours une pression extérieure sur laquelle vous ne pourrez pas exercer d’action. L’urgent ne peut être différé, il est nécessaire de le faire tout de suite, action rapide et immédiate.
L’important est davantage maîtrisable dans sa détermination. Ce sera votre jugement que de déterminer ce qui est important. Ainsi, déterminer ce qui est important, c’est déterminer ses propres priorités, ce qui compte, ce qui est essentiel à la réalisation et à la réussite.

Pour réussir la gestion et la maîtrise de votre temps, vous devez apprendre à maîtriser ce qui est obligatoire, important et urgent.
Ce qui pour vous est obligatoire :
C’est le périmètre de vos attributions qui va le déterminer, ce que je dois faire, ce pour quoi je suis payé.

Ce qui pour vous est important :
C’est ce « qui va rapporter le plus », la « meilleure plus value »
Pour atteindre cet objectif il faut apprendre à appliquer la loi de Pareto à la gestion de notre temps.
Qu’est ce que la loi de Pareto : c’est le 20/80
20% de notre temps au travail doit produire 80% de nos résultats
Nous passons beaucoup de temps à des tâches secondaires qui ne rapportent rien en terme de résultats.
Donc apprenons à agir sur ce qui rapporte le plus.

Ce qui pour vous est urgent :
Quand l’urgence n’est pas réalisée, il doit en découler des dommages graves, avec des effets irrécupérables. C’est cela la notion d’urgence (pensez aux interventions du SAMU)
Alors avant de vous lancer dans une tâche définie comme urgente (par vous mais surtout par les autres) posez-vous toujours quelques questions sur « l’urgence de l’urgence » :
En quoi est-ce urgent ? : Opportunité à saisir et qui ne se reproduira pas, conséquences graves pour l’entreprise : perte de client, de production, accident prévisible…
Qui a dit que c’était urgent ?:   la hiérarchie, les collaborateurs, la pression extérieure, soi même.
C’est urgent, mais c’est pour quand précisément ? : ai-je négocié un délai, m’a-t-on précisé ce délai.
Est-ce vraiment urgent ? : Si je ne réalise pas immédiatement la tâche, que peut-il arriver de pire ? : Pour l’entreprise, pour mon équipe, pour moi, pour d’autres
Gérer l’urgence c’est savoir l’apprécier à sa juste valeur, la relativiser aussi pour ne pas se laisser déborder et continuer à maîtriser sa gestion du temps.
Ainsi, en maîtrisant ce qui est obligatoire (ce que je dois faire)
Ce qui est important (ce que je dois faire et qui rapporte le plus)
Ce qui est urgent (ce que je dois faire tout de suite pour éviter des dommages graves)
Vous allez maîtriser votre efficacité, et pouvoir mieux prioriser, ce qui est la forme la plus « experte » de la gestion de votre temps.

Prioriser, c’est-à-dire affecter un ordre de réalisation qui tient compte de l’importance des activités comme critère clef de l’efficacité.
Mais n’oubliez pas que :

Clarifier son système de priorité présente 3 intérêts majeurs :

Se doter de repères pour identifier les tâches essentielles, le « cœur » de la mission
Programmer et hiérarchiser les activités les plus importantes
Pouvoir dire « non » en toute légitimité face à des demandes inappropriées (la fausse urgence)
La façon dont se fondent nos priorités s’appuie sur 3 domaines :

En premier les priorités de la fonction
Pour définir mes priorités, je dois me poser les questions suivantes :
Quel est le cœur de ma fonction, ses finalités, les raisons d’être de mon travail, les résultats qui en sont attendus ?
Quelles contributions attend-on de moi en échange de mon salaire ? (qualité, productivité, quantité, délais, management)
Quels sont mes clients ? Quelle contribution attendent-ils de mon travail ?
Qu’est ce qui manquerait à mon entreprise si on supprimait ma fonction ?
Qu’est ce qui différencie ma fonction de celle des autres ? (collègues ou collaborateurs)
Pourquoi mon poste a-t-il été crée ?

Mais aussi les priorités professionnelles
Que signifie pour moi réussir professionnellement ? (pouvoir, argent, responsabilité, liberté, intérêt au travail)
Où aimerai-je être dans 2 à 5 ans ?
Comment évolue mon entreprise, ma fonction dans l’entreprise ?
Quel est le rôle que je voudrais y jouer, quelles responsabilités je voudrais y exercer ?

Et même les priorités personnelles
Quelles sont mes valeurs, quels sont mes principes de vie ? (travail, famille, loisir, santé, épanouissement intellectuel)
Qu’est ce qui compte pour moi le plus ? (argent, notoriété, solidarité aux autres, autonomie et liberté, convictions et principes)
Que suis-je prêt à sacrifier à ma vie professionnelle ? Ou non ?

Et ces trois domaines sont liés.

C’est-à-dire que la gestion de mes priorités professionnelles va aussi dépendre de mes projets personnels professionnels et de l’idée que je me fais de ma vie, en termes d’éthique et en dehors du travail. Il faut, donc, que vous appreniez à faire les uns en fonction des priorités des autres.
Il va vous falloir avoir toujours en mémoire la manière dont vous voulez établir vos priorités.

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