Dans ce thème on va essayer d’apporter des réponses à la question de l’organisation du travail au quotidien. C’est le problème le plus urgent à vous faire découvrir et pour lequel il faut vous donner des clefs de réussite. On a constaté, vous avez constaté, que l’essentiel de nos problèmes de gestion et maîtrise du temps, c’est au quotidien qu’on les rencontre, dans nos tâches de tous les jours, dans ce qu’elles ont d’habituelles et d’inhabituelles.

Mais, attention on se heurte à 3 problèmes à résoudre :
Non seulement faire le choix des actions à conduire, mais surtout les réaliser de manière effective.
C’est aussi le « Faire les choses qu’il faut avant de les faire comme il faut »
C’est enfin se poser les questions suivantes :
Dans quel ordre réaliser les activités d’une journée ?
– Comment les planifier, les organiser, sans risquer de reports ?
– Comment gérer l’imprévu ?

Il faut passer de l’idée de faire à sa réalisation effective. Et pour cela il faut se mettre « dans l’action », c’est-à-dire : Prioriser, organiser, agir, réagir.
Alors, Quels sont les conseils utiles pour rendre un plan de travail quotidien réalisable ? Ou « comment je priorise, j’organise, j’agis et je réagis face aux activités et tâches qui me sont confiées ? »

Je vous propose 10 conseils pour y parvenir
Ces conseils ne sont pas forcément tous immédiatement adaptables à votre situation, ils ne sont donc pas tous « à prendre à la lettre ». Mais certains correspondent à votre réalité immédiate essayé de les mettre en pratique et vous verrez que vous allez gagner en maitrise de votre temps professionnel.

Conseil 1 :
Sachez planifier ce qui doit être réalisé.
C’est-à-dire prévoir ce que l’on va faire mais attention :
Vous devez prendre en compte et tenir compte des imprévus.
Pensez toujours qu’habituellement, le temps de travail se divise en trois séquences, c’est la règle des 60/20/20.

Ce tableau est une indication qui vous démontre que l’organisation planifiée du travail ne peut jamais être rigoureuse en termes de maîtrise et de gestion du temps.

Elle signifie, en clair que :
Sur une journée de travail de 07h, vous ne pouvez véritablement organiser, prévoir et planifier environ que 4H30 de ce temps, le reste (2H30) fait immanquablement partie du non maîtrisable, du spontané et de l’imprévu. Il est donc inutile d’organiser de la façon la plus rigoureuse possible la totalité de la journée car il est rare qu’une journée ne subisse pas retards, imprévus et interférences.

Conseil 2 :
Afin de maîtriser son temps, Il faut toujours déterminer la durée nécessaire à l’exécution et la réalisation d’une tâche. Mais pour ne pas se tromper, il faut prendre en compte les notions de « spontané et d’imprévu » et ajouter 40% de temps supplémentaire à l’estimation de réalisation.
Exemple :
Rédiger un compte rendu de réunion. Je sais qu’il me faudra 1 heure pour le faire, je planifie la rédaction de ce compte rendu sur 1H20 dans mon temps de travail.

Conseil 3 :
Prévoir chaque jour une activité ou tâche directement liée aux objectifs essentiels de son métier. Cela permet d’avancer sur les activités essentielles et évite, à la fin de la journée, d’avoir le sentiment de « n’avoir rien fait ».

Conseil 4 :
Sur les dossiers importants à traiter, se fixer des périodes de travail qui n’excèdent pas 1H30/2H d’affilée. Au-delà l’attention et l’expertise perdent de leur intensité. Apprendre à se ménager de courtes pauses. Bien utilisées, ces pauses font partie de l’efficacité au travail.

Conseil 5 :
Sur une journée de travail, apprendre à alterner la nature des activités et tâches à accomplir.
Même si on concentre son travail sur les dossiers importants, il faut gérer sa journée de façon équilibrée pour ne pas la rendre fastidieuse.
Par exemple en gérant ce qui constitue les 40% de « non prévu ».

Conseil 6 :
Essayez de prévoir, sur chaque journée, une tâche qui n’est pas « dans votre cœur de métier ».
Exemple : faire du rangement ou du classement pour ceux qui ont un métier « intellectuel », faire du compte rendu pour les « manuels »

Conseil 7 :
Réservez vous un temps dans la journée de travail au cours duquel personne ne doit pouvoir vous déranger. C’est le temps de la réflexion et de la concentration, peut être aussi le temps de la rêverie

Conseil 8 :
Essayez de maîtriser l’amplitude de votre journée de travail : combien d’heures prévues, combien effectuées. Si vous avez dépassé le temps normal posez-vous la question de savoir à quoi est dû ce dépassement ?

Conseil 9 :
Faites de courts bilans de la journée qui s’achève et préparer la journée du lendemain.15 minutes chaque soir, avant de partir :
«  Je fais mon bilan de la journée et programme celle du lendemain »

Conseil 10 :
Attention : «  Planifier n’est pas  rigidifier »
Ne vous enfermez pas dans une rigueur de fonctionnement sous prétexte de faire, à tout prix, ce que vous avez prévu de faire. De l’efficacité, mais aussi de la souplesse, pour vous rendre disponible et adaptable. Le travail est une aventure humaine et collective, votre rôle dans la chaîne d’activité ne doit pas être marqué par un individualisme forcené. Pour atteindre l’objectif de la planification de votre travail au quotidien, vous devez faire preuve en permanence des qualités suivantes :
Organisation, Maîtrise, Adaptabilité.

 


Découvrez nos formations « spécial assistante »
 

error: Content is protected !!
Share via
Copy link