Exercer cette fonction requiert en premier lieu beaucoup d’organisation, mais aussi de dynamisme pour une résolution efficace et rapide des problèmes. L’Assistant manager doit également savoir se faire discret dans son environnement de travail. Par ailleurs, inspirer à ceux qui l’entourent une totale confiance est primordial. Enfin, il doit posséder une grande capacité relationnelle et savoir rester professionnel en toute circonstance.
Se positionner !
- L’organisation personnelle
Une secrétaire est au cœur de l’organisation et en contact avec de nombreux collègues, partenaires, …Sollicitée en permanence, vous vous devez d’être organisée. Vous devez faire à la fois preuve de méthode tout en étant à la pointe sur les outils qui faciliteront vos tâches et celles de votre manager.
- S’adapter aux changements de situation et aux autres
S’adapter aux changements de situation et aux autres Que vous démarriez dans le métier ou que vous preniez un nouveau poste, que vous soyez en poste, vous devez d’abord vous adaptez. De nouvelles tâches, de nouvelles activités sont ajoutées et élargissent encore votre champ d’action. Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs : c’est un de vos points clefs, marque de votre efficacité !
- Un sens aigu du détail et de la rigueur
Un sens aigu du détail et de la rigueur Méticuleux.se, pas un détail ne vous échappe ! Et c’est bien là-dessus que l’on compte justement pour s’appuyer sans réserve sur vous. Vous êtes fier.e.s des détails qui passent inaperçus aux yeux des autres ! C’est ce qui vous permet de ne rien laisser au hasard, de mesurer, évaluer chaque information à sa juste valeur. Un vrai plus quand il s’agit ensuite de restituer l’essentiel à votre manager.
- Une parfaite connaissance de votre environnement
Une parfaite connaissance de votre environnement Vous connaissez les facteurs propres à l’organisation, et les modes de prise de décision. A partir de là vous faites le lien avec les besoins exprimés (clairement ou non) de vos interlocuteurs. Vous savez tenir compte des façons de fonctionner des parties prenantes. Vous vous assurez tout au long du process, d’obtenir les validations nécessaires pour faire avancer les projets dans les meilleures conditions.
- La curiosité naturelle et des capacités de recherches et de synthèse
La curiosité et des capacités de recherches et de synthèse Cette curiosité qui permet d’être au courant de ce qui se passe dans votre organisation et dans votre environnement. Un(e) secrétaire lit généralement beaucoup et rassemble des informations de toute nature. Ainsi il/elle fait le lien avec les dossiers en cours ou à venir. Couplés à vos compétences rédactionnelles, cela fait de vous le pivot de la production des documents importants pour l’e ou les services.
- Des capacités d’écoute active
Des capacités d’écoute active Pratiquer l’écoute active, c’est apprendre, recevoir les informations pertinentes et utiles à court et long terme. Vous êtes celle ou celui qui pose les questions, qui permet de combler le manque d’éléments au départ ou de les préciser. Et quand vous comprenez parfaitement dans quelle direction votre manager veut aller, vous êtes capables d’anticiper, d’être une véritable aide à la décision. Vous établissez alors une solide relation de collaboration !
- Des talents de communication
Des talents de communication La communication, c’est la clef ! Comprendre et relayer les informations sont sans doute les qualités les plus recherchées tant l’impact peut être considérable. Vous savez vous exprimer aussi bien à l’oral qu’à l’écrit et l’on sait combien le message est délicat tant il perd en information quand il s’agit de l’écrit. Vous communiquez tout en tenant compte de la confidentialité de certaines informations et en sachant rester dans la discrétion ! Enfin, vous avez aussi un rôle très important de représentation de l’organisation.
- Une grande habileté dans la gestion du temps
Une grande habileté dans la gestion du temps Savoir prioriser, distinguer l’urgent de l’important, maintenir l’agenda fiable et vivable sont les points les plus importants pour aider un manager ou une équipe à rester focalisés sur objectifs. Jongler entre l’agenda de la journée, de la semaine et la planification à long terme nécessite de bien comprendre les enjeux de chaque demande et d’arbitrer en conséquence. Cela nécessite aussi de pouvoir prendre du recul pour résister aux multiples pressions et préserver tout le monde !
- Une gestion de projets efficace
Une gestion de projets efficace Vous êtes aussi celle ou celui qui permet de concrétiser les projets, de faciliter leur mise en œuvre. Vous vous chargez des multiples petites choses qui pourraient bloquer les rouages de la mise en place, toutes ces tâches changeantes et auxquelles il faut adapter le déroulement du programme. Vous savez comment cadrer les missions, organiser le travail, être force de proposition.
- La volonté à vous former en permanence
La volonté à vous former en permanence Le besoin de rester à la pointe des outils, des méthodes organisationnelles, de perfectionner vos compétences relationnelles fait que vous devez vous former en permanence. Cela nécessite des capacités à apprendre, à se remettre en question et à s’intéresser aux évolutions de votre environnement. Quand on fait la somme de toutes ces qualités et compétences, il est difficile de croire que ce métier soit aussi peu valorisé ! Est-ce dû à notre culture ? Dans les pays anglo-saxons, les assistantes sont parfois de véritables stars ! Une chose est sûre, soyez fièr.e de ce que vous accomplissez au quotidien.
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